"Tietojen eheys" on viime aikoina noussut lukuisten kansallisten ja kansainvälisten tarkastusten keskipisteeksi. Amerikkalainen FDA havaitsi laajoja poikkeamia lukuisissa varoituskirjeissä. Tuotteiden laadun varmistamisen lisäksi valvontaviranomaiset edellyttävät siksi kaikilta yrityksiltä selkeää strategiaa kriittisten tietojen eheyden varmistamiseksi koko sen elinkaaren ajan. Kirjausketjujen tarkistaminen on tässä ratkaisevassa roolissa. Huolimatta lukuisista aiheesta vuodesta 2015 lähtien julkaistuista ohjeista, jää usein epäselväksi, mitkä vaatimukset kirjausketjun tarkastelulle ovat ja miten se voidaan toteuttaa käytännössä.
Tästä syystä "Audit Trail Review" -webinaari pidettiin helmikuussa 2017. Webinaarin tavoitteena oli käsitellä tietojen eheyden ja kirjausketjun tarkastelun avainelementtejä:
- Sääntelyn yleiskatsaus, jossa keskitytään MHRA:n ja liitteen 11 vaatimuksiin
- Tietojen luokittelu - mikä on kriittistä dataa?
- Järjestelmien luokittelu – mitkä järjestelmät ovat merkityksellisiä?
- Mitkä kirjausketjut ovat tärkeitä?
- Mitä teen vanhoille järjestelmille, joissa ei ole kirjausketjua?
- Tarkistettiinko seurantapolkuja?
- Miten arvostelu dokumentoidaan?
- Menettely ja asiakirjat poikkeamien varalta?
Puhujana oli Dr. Wolfgang Schumacher, jolla on yli 30 vuoden kokemus lääketeollisuudesta.
Tämä webinaari sisälsi yli 50 kysymystä Dr. Schumacher, johon hän ei tietenkään kyennyt vastaamaan kaikkiin heti webinaarin jälkeen. Onneksi Dr. Schumacher vastasi kaikkiin kysymyksiin kirjallisesti. Alta löydät ensimmäisen osan kysymyksistä ja vastauksista, lisävalintaa suunnitellaan myöhemmin.
1. Lasketaanko analyyttiset tiedot kriittisiksi tiedoiksi analyyttisten toimenpiteiden validoinnin aikana?
Vastaus: Ei, nämä tiedot julkaistaan, kun validointiprosessi on valmis, ja ne ovat vain perusta myöhemmille analyyseille.
Siksi on epäsuoraa kriittisyyttä; kirjausketjun tarkistusta ei vaadita.
2. Laitteiden kalibrointi vaikuttaa tietojen tarkkuuteen. Onko kalibrointi siis kriittinen?
Vastaus: Kalibroinnilla on myös vain välillinen vaikutus potilasturvallisuuteen, joten kirjausketjun tarkistusta ei tarvita.
3a.: Käytännön esimerkki: Kuinka käsitellä tuotannosta tulevaa reaktorin ohjausta, jossa ei ole käyttäjähallintaa, salasanaa, kirjausketjua jne.? Voiko tällaista säädintä käyttää edelleen?
Vastaus: On ehdottomasti suositeltavaa suunnitella vaihto. Vaihtamisen ajoitus riippuu siitä, mitä reaktorilla valmistetaan, minkä jälkeen kriittisyys perustuu.
3b Käytännön esimerkki: Kuinka käsitellä tuotannosta tulevaa reaktorin ohjausta, jossa ei ole käyttäjähallintaa, salasanaa, kirjausketjua jne.? (Tämä on reaktorin ohjaus, joka tuottaa välituotteita ja API:ita, mutta ei lopputuotteita). Voidaanko tällaista valvontaa käyttää edelleen vai pitääkö se vetää pois liikenteestä?
Vastaus: Kiitos kysymyksen selventämisestä. Välitason osalta en näe tarvetta välittömälle vaihdolle. Ehdotus: Arvioi kaikki järjestelmät ja laitteet ja kohdista ne prioriteettiluokkiin (esim. käyttämällä melko yksinkertaista FMEA:ta). Tämän jälkeen määritellään prioriteettiluokkien käsittely, esim. prioriteetti 1=vuoden 2017 loppuun, prioriteetti 2=vuoden 2018 loppuun jne...
4. Vaaditaanko viranomaisten jäljitysketjun tarkistus ennen jokaista erän luovutusta vai onko se vain suositeltavaa?
Vastaus: Liite 11 määrää kirjausketjun tarkastelun; tarkastajille erien vapauttaminen on kriittisin prosessi kaikista.
5. Hybridijärjestelmät: Jälkiasennus ei ole mahdollista, mitä voidaan tehdä?
Vastaus: Ensin selventäisin kaikki muut kriteerit (pääsy, käyttäjä-/järjestelmänvalvojaprofiilit, turvallisuus). Kuinka kriittistä data on? Jos kriittinen, suunnittele vaihto kriittisyys = prioriteettiluokituksen mukaan.
6. Roolikonsepti: voiko käyttäjä suorittaa myöhempiä integraatioita? (GC-järjestelmä)
Vastaus: Minun näkökulmastani ei, tämä tulisi hyväksyä etukäteen laboratorion johtajalta ja kertoa syy.
7. Vaikea toteuttaa järjestelmänvalvojan ja käyttäjän erottamista CDS:ssä. Onko mahdollista päästä sisään saman henkilön ylläpitäjän tai mittauskäyttäjän kanssa?
Vastaus: kyllä, se on mahdollista, se on kuvattava SOP:ssa.
8. Prosessin validointitiedot ovat luokan 3 tietoja – joten kirjausketjun tarkistusta ei tarvita tässä. Mutta eikö validointimittaustietojen tuottamista varten tarvitse tehdä tarkistus?
Vastaus: Kriittisyydestä tarkasteltuna validointitiedot - kuten kirjoitat oikein - ovat Cat.3:ssa.
On erittäin epätodennäköistä, että käyttäjä tekee muutoksia, koska väärentämiseen ei ole syytä, toisin kuin eräjulkaisussa.
9. Onko järkevää tarkistaa "windows eventviewer" GxP-laitteille?
Vastaus: Idea on hyvä, mutta sen ei pitäisi olla realistinen, koska tapahtumia raportoidaan liikaa. Joka tapauksessa sitä käytettäisiin vain järjestelmissä, jotka tallentavat tietoja paikallisesti, ja luojan kiitos näitä ei ole monia nykyaikaisia järjestelmiä.
10a. Onko kirjausketjun tarkasteluraportti luotava itse järjestelmästä? Vai voidaanko käyttää jotain muuta järjestelmää, joka soveltuu paremmin analyyseihin?
Vastaus: Kirjausketjun täytyy itse asiassa tulla itse järjestelmästä "järjestelmän luomasta kirjausketjusta". Mitä muuta järjestelmää ajattelet?
10b Ilmaisin itseäni luultavasti epäselvästi, kun esitin kysymyksen: Osana määräaikaisarviointia tarkistetaan vain, toimiiko prosessi edelleen - eli kirjausketjutietoja vielä tallennetaan? Tarkoitus on: IT dokumentoi toimivuuden muutamalla satunnaisella näytteellä
Vastaus: Todella oikein!
11. Voiko laboratorion johtajalla olla järjestelmänvalvojan oikeuksia, esimerkiksi suorittaa kirjausketjun tarkistus?
Vastaus: Kyllä, kunhan hän ei käsittele analyyseja toiminnallisesti.
12. Voiko käyttäjällä olla kaksi järjestelmätiliä? Kerran käyttäjänä ja kerran järjestelmänvalvojana tai arvioijana?
Vastaus: Kyllä, pienille organisaatioyksiköille. Varmista SOP:n mukaisesti, että vain toiminnallisesti EI järjestelmänvalvojan tiliä käytetään.
13. Tiedätkö järjestelmän, joka täyttää kaikki CDS-kirjausketjutoiminnon vaatimukset?
Vastaus: Toistaiseksi markkinoilla ei ole juurikaan järjestelmiä, joilla voit tehdä tarkastelun ilman suurta vaivaa, valitettavasti tämä pätee myös nykyaikaisiin järjestelmiin, kuten Empower3.
14. Tiedostopohjainen tiedonhallinta: Poistaminen on mahdollista ohjelmiston ulkopuolella, miten tietoturva voidaan "sisälle rakentaa" tähän?
Vastaus: Kyllä, järjestelmissä, jotka tallentavat paikallisesti käyttäjän HD:lle, voidaan luoda kaksi paikallista käyttäjäprofiilia. Tällöin järjestelmä tallentaa vain tiedot esimerkiksi profiiliin, johon käyttäjällä ei ole pääsyä.
15. Mitä metatiedot ovat?
Vastaus: data dataan, esim. aikaleima
16. Mitä ovat MES-järjestelmät?
Vastaus: prosessinohjausjärjestelmät
17. Miten käsitellä vanhoja laitteita? Jos kirjausketjua ei ole saatavilla tai "käyttäjän kirjautuminen" ei ole mahdollista?
Vastaus: Järjestelmät on vaihdettava ennemmin tai myöhemmin - riskistä riippuen.
18. Laitteissa/laitteistoissa on usein standardi kirjausketjuominaisuus. Paljon dataa tallennetaan (päällä/pois päältä), vain murto-osa on kriittinen ja merkityksellinen tarkastelun kannalta. Mikä on paras tapa edetä tässä arvostelussa?
Vastaus: On parasta määrittää raportti, joka näyttää kriittiset tiedot, mutta jättää pois kaiken painolastin (esim. sisään-/uloskirjautuminen). Mutta se on ohjelmoitava ja se on kallista.
19. Mikä on tuotantoalueen järjestelmien menettelytapa, esim. AP-tuotanto, sekoittimet, täyttölinjat muuttuvilla parametreilla suhteessa Tietojen/järjestelmien luokittelu, tarkistuksen laajuus ja aikaväli?
Vastaus: Paras tapa luokitella järjestelmät ja laitteet on ISA95:n mukainen. Huomaat, että alimmat (kenttätaso, PLC, SCADA) tasot eivät salli käyttäjän vuorovaikutusta, joten kirjausketjun tarkistusta ei tarvita. Lähtökohtana on järjestelmien ja tietojen riskianalyysi.
20. Kenen, esimerkiksi laboratoriossa, tulisi suorittaa ATR?
Vastaus: Tämä voi olla kollega, jolloin FDA määrää "laatuyksikön" (=QA) ohjeluonnoksessa. Kaikki muut ohjeluonnokset sallivat vertaisarvioinnin.
21. Pitääkö kaikki sähköiset tiedot tallentaa ja arkistoida prosessin aikana steriilillä alueella vai riittääkö erätietue?
Vastaus: Sinun on määritettävä, mitä raakadata on; nämä on säilytettävä erätietueen lisäksi.
22. Pitäisitkö parametrien/reseptien muutokset tuotantolaitoksissa dynaamisena datana? Pitääkö minun katsoa tämä jokaisen erän kohdalla?
Vastaus: Näitä tietoja voidaan muuttaa, eivätkä ne kuulu tarkistettaviin tietoihin.
23. Monet tuotantoprosesseistamme on dokumentoitu paperinvalmistusasiakirjoihin. Miten kirjausketjun tarkastelu verrattuna tähän? Pitäisikö HSP:n hyvä dokumentointikäytäntö tarkistaa kirjausketjun tarkastelun avulla?
Vastaus: Jos dokumentoit vain paperilla, Audit Trail Review ei koske sinua, mutta neljän silmän periaate koskee kaikkia kriittisiä vaiheita: "Toisen henkilön on tarkistettava kriittiset prosessin vaiheet" on FDA:n ohje. .
24 Dynaaminen data <-> staattinen data. Pieni suodatusjärjestelmä (paineen mittaus/virtausmittaus/lämpötila) paikallisesti asennetulla SCADA-järjestelmällä antaisi siksi enemmän staattista tietoa?
Vastaus: Oikeat, staattiset tiedot, koska käyttäjä ei voi muuttaa tietoja ollenkaan
25. HSP:t nähdään raakadatan välittäjinä prosessien dokumentoimiseksi. Entä trenditiedot, jotka tulostetaan ja sisältyvät HSP:hen?
Vastaus: En näe tarvetta tarkastella aina trenditietoja.
26. Dia 9: Mitä lasket järjestelmiksi ja laitteiksi?
Vastaus: Kaikki, mikä on vahvistettava ja kelpuutettava
27. Onko laboratoriossa olevalle laitteelle suoritettava auditointiketjun tarkistus (ATR) jokaisen mittauksen/analyysin jälkeen? Kuka tekee ATR:stä - laboratorion työntekijän (päällikön) vai laboratorion johtajan?
Vastaus: Tarvitset SOP:n ATR:lle jokaiselle järjestelmälle, jossa yksityiskohdat on kuvattu. Tarkastus analyysin valmistumisen jälkeen on tärkeää.
Kiitämme Dr. Schumacherille kattavasta ja asiantuntevasta vastauksesta kaikkiin webinaarin osallistujien kysymyksiin!
Lue myösAudit Trail Review -kysymyksiä ja vastauksia osa II.